Попри розвиток сучасних цифрових платформ і штучного інтелекту, електронні таблиці Excel залишаються одним із найпоширеніших інструментів у світі. Водночас дедалі більше компаній і експертів вважають залежність від цієї програми ризиком для ефективності та безпеки даних.
Як пише BBC, програмі Excel, що належить компанії Microsoft, цього року виповнюється 40 років. У 1990-х роках вона була настільки символом «робочого вигляду», що в деяких комп’ютерних іграх існувала так звана «клавіша боса», яка миттєво відкривала електронну таблицю, аби створити ілюзію роботи. Сьогодні ж у багатьох компаніях працівника можуть критикувати за надмірне використання Excel.
Попри це, програма залишається надзвичайно популярною. За даними дослідження Acuity Training, дві третини офісних працівників використовують Excel щонайменше раз на годину. Стійкість цього інструмента пояснюється тим, що його викладають разом із Word та PowerPoint ще на етапі базової цифрової освіти.
Головний технічний директор компанії Grafana Том Вілкі зазначає, що Excel є надзвичайно зручним для швидкого аналізу невеликих масивів даних, тестування ідей або створення діаграм для презентацій. За його словами, для простих завдань цей інструмент залишається одним із найефективніших.
Водночас експерти застерігають, що проблема виникає тоді, коли електронні таблиці використовують не лише для аналізу, а й для обробки та зберігання критично важливих даних. Почесний професор аналітики Університету Данді Марк Вайтхорн наголошує, що в багатьох організаціях дані проходять через ланцюжок відділів, де кожен використовує власні таблиці й макроси, які часто погано задокументовані.
Макроси — це автоматизовані команди, що дозволяють виконувати складні операції одним кліком. Проблема, за словами Вайтхорна, полягає в тому, що автори таких рішень нерідко залишають компанію, а нові працівники не розуміють, як ці таблиці працюють. У результаті дані не контролюються централізовано, їх складно захищати, переміщувати чи використовувати для аналізу та роботи зі штучним інтелектом.
Наслідки такої залежності від Excel вже призводили до серйозних проблем. Минулого року Міністерство охорони здоров’я Нової Зеландії визнало, що використовувало Excel як основний фінансовий файл, що ускладнювало консолідацію даних і спричиняло помилки. У Великій Британії у 2023 році хаос у таблицях призвів до зриву процесу набору анестезіологів.
Водночас відмова від Excel залишається складним завданням. Директор з цифрової трансформації канадської телекомунікаційної компанії Telus Моуті Валі розповів, що під час переходу на власну систему планування співробітники наполягали на збереженні старих Excel-файлів. За його словами, ключовою умовою успіху стало повне виключення електронних таблиць із нових процесів.
Microsoft, зі свого боку, захищає свій продукт. У компанії заявляють, що за чотири десятиліття Excel перетворився на універсальну платформу, яка використовується ширше, ніж будь-коли раніше, а кількість щомісячних користувачів стабільно зростає.
Втім, приклади відмови від Excel є не лише у великих корпораціях. Підприємці та благодійні організації також переходять на спеціалізовані системи управління даними та фінансами, які дозволяють автоматизувати звітність і заощаджувати кошти.
За оцінками керівництва Telus, перехід на централізовані платформи може забезпечити економію до 42 млн канадських доларів на рік. Водночас експерти визнають, що повністю відмовитися від Excel навряд чи вдасться. Тому, іронізує Марк Вайтхорн, у майбутньому, можливо, доведеться знову вигадувати «клавішу боса» — але вже для приховування електронних таблиць у світі штучного інтелекту.