Несмотря на развитие современных цифровых платформ и искусственного интеллекта, электронные таблицы Excel остаются одним из самых распространенных инструментов в мире. При этом все больше компаний и экспертов считают зависимость от этой программы риском для эффективности и безопасности данных.
Как пишет BBC, программе Excel, принадлежащей компании Microsoft, в этом году исполняется 40 лет. В 1990-х годах она была настолько символом «рабочего вида», что в некоторых компьютерных играх существовала так называемая «кнопка босса», мгновенно открывавшая таблицу Excel, чтобы создать видимость работы. Сегодня же во многих компаниях сотрудника могут упрекнуть за чрезмерное использование электронных таблиц.
Тем не менее Excel остается чрезвычайно популярным. Согласно исследованию Acuity Training, две трети офисных работников используют эту программу как минимум раз в час. Устойчивость Excel частично объясняется тем, что его изучают наряду с Word и PowerPoint в рамках базового технологического образования.
Главный технический директор компании Grafana Том Уилки отмечает, что Excel остается крайне удобным инструментом для быстрого анализа небольших массивов данных, тестирования идей или создания диаграмм для презентаций. По его словам, для быстрых и простых задач альтернатив ему по-прежнему немного.
Проблемы, по мнению экспертов, начинаются тогда, когда электронные таблицы используют не только для анализа, но и для обработки и хранения критически важных данных. Почетный профессор аналитики Университета Данди Марк Уайтхорн говорит, что во многих организациях данные проходят через небольшие подразделения, где заносятся в таблицы, обрабатываются макросами и передаются дальше.
Макросы — это автоматизированные последовательности действий, позволяющие выполнять сложные операции одним нажатием кнопки. Однако, отмечает Уайтхорн, такие таблицы часто плохо документированы и структурированы, а их авторы со временем уходят из компании. В результате сотрудники не понимают, как работают эти файлы.
На практике это означает отсутствие централизованного контроля над данными, что затрудняет их защиту, перемещение внутри организации и использование для более масштабного анализа или работы систем искусственного интеллекта. В отдельных случаях критически важные процессы начинают зависеть от хрупких и уязвимых таблиц Excel.
В прошлом году выяснилось, что Министерство здравоохранения Новой Зеландии использовало Excel в качестве «основного файла данных» для управления и анализа финансовых показателей. Это осложняло сбор и консолидацию информации, приводило к расхождениям и ошибкам, а также мешало анализу в режиме реального времени. В Великобритании в 2023 году путаница в электронных таблицах привела к хаосу при наборе анестезиологов.
При этом отказаться от Excel крайне сложно. Директор по цифровой трансформации канадской телекоммуникационной компании Telus Моутти Вали рассказал, что при переводе сотен сотрудников на собственную систему планирования многие настаивали на сохранении привычных Excel-файлов. По его словам, ключевым условием стало требование полностью отказаться от сосуществования таблиц с новыми системами.
Microsoft, в свою очередь, защищает свой продукт. Представитель компании заявил, что за четыре десятилетия Excel превратился из простой электронной таблицы в универсальную платформу, а его использование продолжает расти из года в год.
Отказ от Excel затрагивает не только крупные корпорации. Малый бизнес и благотворительные организации также переходят на специализированные системы управления данными и финансами, позволяющие автоматизировать отчетность и сокращать расходы.
По оценкам руководства Telus, переход на централизованные платформы может приносить экономию до 42 млн канадских долларов в год. В то же время эксперты признают, что полностью исключить Excel вряд ли удастся. Поэтому, иронизирует Марк Уайтхорн, в будущем, возможно, придется вновь изобретать «кнопку босса» — уже для того, чтобы скрывать использование электронных таблиц в эпоху искусственного интеллекта.