До 2026 року харків’янину, якому потрібен був апостиль Мін’юсту, дорога була одна: Київ. Або поїздка, або представник з доручення, або посередник. У березні це змінилося. Заяви почали приймати на місцях. А разом із цим змінилися терміни, плата та сам вид апостилю.
Що змінилося у процедурі
З 1 лютого 2026 року діє новий Порядок проставлення апостилю, наказ Міністерства юстиції № 3177/5 від 20 листопада 2025 року, який замінив правила 2015 року. За ним рішення про проставлення апостилю або мотивовану відмову видають до трьох робочих днів з дня, що настає за реєстрацією заяви в Електронному реєстрі апостилів.
З 1 березня 2026 року реєстр зберігає електронний варіант апостилю: файл у форматі ASiC-E з кваліфікованим електронним підписом, який вивантажується у PDF. На самому апостилі тепер є QR-коди підпису та друку установи, а також окремий QR для автентифікації — перевірити документ можна самостійно на apostille.minjust.gov.ua. Для апостилів, виданих до 1 березня 2026 року, там працює архів.
Головне для Харкова: заяву приймають на місці
З 2 березня 2026 року функціонал прийому заяв відкрили для відділів державної реєстрації актів цивільного стану та державних нотаріальних конторів. Підключення приватних нотаріусів продовжується.
Практично це означає, що документи ДРАЦС (свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть) та нотаріальні документи більше не вимагають поїздки до столиці: заяву реєструють у реєстрі на місці, а рішення приймає Мін’юст у ті самі три робочі дні. Терміни по кожному з чотирьох відомств та порядок, в якому роблять апостиль у Харкові та переклад, розібрані в бюро перекладів «Еталон»: включаючи варіант, коли заявник вже за кордоном.
Скільки коштує
З 1 січня 2026 року плата за апостиль становить 670 гривень для фізичних осіб та 1160 гривень для юридичних. Суми прив’язані до прожиткового мінімуму (0,2 та 0,35 відповідно), тому змінюються разом із ним. Переказ, нотаріальне засвідчення та доставка оплачуються окремо.
Але не кожен документ йде до Мін’юсту
Це та частина, де втрачають час незалежно від міста. В Україні апостиль ставлять чотири різні органи:
- Мін’юст — документи ДРАЦС, нотаріальні копії та переклади, судові рішення, архівні довідки, довіреності, корпоративні документи. До 3 робочих днів.
- МОН – дипломи, атестати, освітні документи. 5 робочих днів, до 20 за необхідності перевірки. Диплом та додаток до нього вважаються двома документами.
- МВС — довідка (витяг) про несудимість; З 2023 року апостиль на неї ставить саме МВС, а не МЗС, як було раніше. Саму виписку готують до 10 робочих днів.
- МЗС — медичні документи та все інше. Строк найдовший, можливий запит від 20 робочих днів.
Міністерство охорони здоров’я апостиль взагалі не ставить. З медичною довідкою туди йти безглуздо. І ще одне: електронна виписка про несудимість апостилю не підлягає. Потрібна паперова, з печаткою та підписом.
Якщо ви вже за кордоном
Приїжджати не потрібно. Запит подає представник із нотаріальної довіреності, оформленої в консульстві України або у місцевого нотаріуса, у другому випадку довіреність сама отримує апостиль країни видачі. Далі представник отримує документ, ставить апостиль та відправляє готовий пакет.
Перед подачею варто перевірити одне
Чи потрібен апостиль вашій країні. Він діє лише між учасниками Гаазької конвенції 1961 року, для України вона чинна з 22 грудня 2003 року. З державами, з якими Україна має договір про правову допомогу (Польща, Чехія, Молдова, Болгарія, Румунія, Угорщина, країни Балтії, Грузія, Казахстан), документи часто приймають без апостилю, досить нотаріального перекладу. Для країн поза конвенцією апостиль не підходить: потрібна консульська легалізація, це інша процедура та інші терміни.
Перевіряти це варто до оформлення, а не після: вимога установи, отримана письмово, знімає майже всі інші питання.
