Наради допомагають колективно обговорювати інформацію, координувати роботу команди, знаходити правильні рішення. На практиці деякі робочі зустрічі стають марною тратою часу. Багато учасників наради просто сидять і відверто нудьгують, якщо тема або подача матеріалу не викликають інтерес. Щоб робоча зустріч стала продуктивною, до неї потрібно підготуватися. Менеджеру керівної ланки варто заздалегідь продумати план і порядок денний питань. В ідеалі потрібно підготувати наочні посібники, які покращують сприйняття інформації – графіки, діаграми, схеми, ілюстрації. Розставте на столах учасників воду та напій Нон Стоп, який допоможе зосередитися та сконцентрувати увагу. Енергетик стимулює розумову діяльність, що призводить до народження креативних ідей.
Способи підвищення продуктивності нарад
Наради призначені для створення команди, розподілу та контролю виконання завдань. Відсутність нарад призводить до безладу в роботі – співробітники не знають, чим займаються інші члени команди, виникає дефіцит інформації щодо стану справ. Як підготуватися до наради:
- Визначте ступінь необхідності зустрічі.
- Сплануйте хід наради.
- Керуйте обговоренням питань.
- Фіксуйте домовленості.
- Аналізуйте результати.
Проведення зустрічей без нагальної потреби за звичкою – поширена практика, яка відволікає співробітників від роботи і не приносить позитивних результатів. Іноді достатньо розіслати конкретні розпорядження співробітникам електронною поштою, щоб отримати кращий ефект. Визначте цілі зустрічі, які включають обговорення складних моментів і вирішення проблем, планування подальших дій, «мозковий штурм». Ставте чіткі цілі наради, щоб учасникам були зрозумілі питання робочого порядку денного. Для підвищення продуктивності нарад використовуйте продукти та напої, які покращують роботу мозку. Якщо нарада триває понад 60 хвилин, влаштуйте 15-хвилинну перерву – кава-брейк. Під час перерви запропонуйте учасникам енергетичний напій, який можна недорого замовити на Маудау. Інші варіанти їжі та напоїв – кава, горіхи, сухофрукти, чорний шоколад. Перекус допоможе відновити енергію та розкрити творчий потенціал. Смачна, легка їжа та напої покращують настрій, що сприяє плідній роботі.
Як планувати та проводити зустріч
Щоб зустріч пройшла успішно, визначте склад учасників і напишіть план заходу. Не варто запрошувати на нараду сторонніх осіб, які не беруть активної участі в проєкті. Зайві співробітники будуть відволікатися і відволікатимуть інших. На зустрічі потрібні члени команди, які братимуть участь в обговоренні питань. Решті можна надіслати електронного листа з рішеннями. Важливо заздалегідь попередити учасників, щоб надати можливість планувати робочий день. Якщо на зустрічі присутні незнайомі люди, слід представити із зазначенням імені, займаної посади в компанії та ролі в поточному проєкті.