Совещания помогают коллективно обсуждать информацию, координировать работу команды, находить верные решения. На практике некоторые рабочие встречи становятся пустой тратой времени. Многие участники совещания просто сидят и откровенно скучают, если тема или подача материала не вызывают интерес. Чтобы рабочая встреча стала продуктивной, к ней нужно подготовиться. Менеджеру руководящего звена стоит заранее продумать план и повестку вопросов. В идеале нужно подготовить наглядные пособия, которые улучшают восприятие информации – графики, диаграммы, схемы, иллюстрации. Расставьте на столах участников воду и напиток Нон Стоп, который поможет сосредоточиться и сконцентрировать внимание. Энергетик стимулирует мыслительную деятельность, что приводит к рождению креативных идей.
Способы повышения продуктивности совещаний
Совещания предназначены для создания команды, распределения и контроля выполнения задач. Отсутствие совещаний приводит к беспорядку в работе – сотрудники не знают, чем занимаются остальные члены команды, возникает дефицит информации относительно положения дел. Как подготовиться к совещанию:
- Определите степень необходимости встречи.
- Спланируйте ход совещания.
- Управляйте обсуждением вопросов.
- Фиксируйте договоренности.
- Анализируйте результаты.
Проведение встреч без необходимости по привычке – распространенная практика, которая отвлекает сотрудников от работы и не приносит положительных результатов. Иногда достаточно разослать конкретные распоряжения сотрудникам по электронной почте, чтобы получить лучший эффект. Определите цели встречи, которые включают обсуждение сложных моментов и решение проблем, планирование дальнейших действий, «мозговой штурм». Ставьте четкие цели совещания, чтобы участникам были понятны вопросы рабочей повестки. Для повышения продуктивности совещаний используйте продукты и напитки, которые улучшают работу мозга. Если совещание длится более 60 минут, устройте 15-минутный перерыв – кофе-брейк. Во время перерыва предложите участникам энергетический напиток, который можно недорого заказать на Маудау. Другие варианты еды и напитков – кофе, орехи, сухофрукты, черный шоколад. Перекус поможет восстановить энергию и раскрыть творческий потенциал. Вкусная, легкая еда и напитки улучшают настроение, что способствует плодотворной работе.
Как планировать и проводить встречу
Чтобы встреча прошла успешно, определите состав участников и напишите план мероприятия. Не стоит приглашать на совещание посторонних лиц, которые не принимают активного участия в проекте. Лишние сотрудники будут отвлекаться и отвлекать остальных. На встрече нужны члены команды, которые будут участвовать в обсуждении вопросов. Остальным можно отправить электронное письмо с решениями. Важно заранее предупредить участников, чтобы предоставить возможность планировать рабочий день. Если на встрече присутствуют незнакомые люди, следует представить с указанием имени, занимаемой должности в компании и роли в текущем проекте.