С необходимостью проведения конференции часто сталкиваются представители бизнеса и политики. Но такой вопрос может стать и перед общественными активистами, работниками различных фондов, деятелями культуры и спорта.
Для того чтобы правильно организовать конференцию очень желательно иметь опыт участия в таких мероприятиях. Тогда вам понятен процесс изнутри. Хотя не боги горшки обжигают. Поделимся маленькими секретами успешного проведения конференции любого уровня.
Если вы надумали проводить конференцию, значит, как минимум у вас уже есть представление о ее цели и составе участников. Следовательно, нужно подумать о спикерах и ведущих. Информация, подбор тематики докладов, сами выступающие – все это должно быть интересно аудитории. Составьте план вашей конференции – очередность выступлений, кофе-паузы, дискуссии. Участникам должно быть интересно, комфортно. Они должны получить максимум полезной информации, но без физических и эмоциональных перегрузов. Очень важна система визуального отображения, поскольку один рисунок, схема или график порой заменяет сотни слов.
Очень важный момент – подбор помещения для проведения конференции. Хорошо, если у вас есть свой конференц-зал. Однако в случае его отсутствия рекомендуем обратиться в компании, предоставляющие услуги по аренде конференц-залов. Скажем, в Киеве вам охотно поможет компания Regus, которая предложит залы для конференций в разных районах города – на Печерских холмах, Подоле, в бизнес-центре «Гулливер» или «Киев Горизонт Парк».
.jpg)
Перед тем, как обратиться в компанию, определитесь с датой и временем проведения конференции, поскольку при бронировании на сайте вам нужно обязательно указать эти данные. Также у вас запросят длительность конференции, тип конференц-зала, количество участников и вариант их рассадки в зале, схему размещения столов. По этим параметрам вам предложат имеющиеся варианты. Также укажите, нужно ли вам дополнительное оборудование и какое. Компания также может организовать по вашему желанию кофе-брейки или полноценные обеды.
Когда вы решите вопрос с помещением, обязательно позаботьтесь о рекламе вашего мероприятия. Конечно, возможно у вас и нет такой проблемы, если конференция организовывается для узкого круга заранее известных участников – какого-либо сообщества, работников одного предприятия, организации. Но если речь идет о тематической конференции для широкого круга гостей, то нужно сообщить потенциальной аудитории о вашей конференции. Наименее затратный ныне вариант – информация в социальных сетях и на тематических либо городских форумах. Такие сообщества посещают много людей, путем перепостов информация передается очень быстро. Можно даже посулить какое-то поощрение за распространение. Большим плюсом станет небольшой промо-ролик вашей конференции. Видеоматериал люди воспринимают всегда лучше, чем сухой текст. Сразу укажите ведущих и выступающих, если это авторитетные и известные в своей сфере люди, народ обязательно придет.
Определитесь платной ли будет конференция либо вход свободен. Если мероприятие платное, позаботьтесь о различных вариантах продажи и доставки билетов. Обязательно укажите схему проезда к месту проведения конференции и все виды транспорта, которыми можно воспользоваться. Если предполагается участие иногородних гостей, позаботьтесь об их размещении. В таком случае конференц-зал лучше сразу арендовать в гостинице.